高效务实有结果 告别茶话会
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高效务实有结果 告别茶话会

2015-10-13 本站原创 / 字体缩小 原始大小 字体放大
        根据一项调查结果显示,美国人每天要开1100万场会议,这种非生产性活动每年需要耗资370亿美元。其中经理人每周有一半以上时间在开会,上班族每周平均参加十个会议,约占每周工作时间一到一天半,大家普遍认为平均一半的会议时间是浪费的。在我们公司,翻开每个人的工作日程表,都会看到很多会议安排,特别是管理人员,会议更频繁,有时候甚至是“赶场”,一下午连续开三个会对部门总监来说并不罕见。

高效务实有结果 告别茶话会
 
        由于议题不清、议程草率、会议跑题等原因,会议的效果常常不尽如人意。如何提高会议质量是摆在每个企业、每个项目面前的重要课题。我们先看看有影响力的企业是如何开会的。
 
        案例一:
        特斯拉电动汽车公司首席执行官埃隆•马斯克(Elon Musk):要求人们做最好准备。马斯克向来以严厉著称,如果有员工错过最终期限,很可能被开除。为此如果你要在特斯拉或SpaceX与他会面,最好有所准备。曾有雇员透露:当我们与马斯克开会时,我们必须做好准备,否则他会让你知道后果。如果他问你一个合理的后续问题,而你没有准备好答案,那么祝你好运!
 
        点评:充分的会前准备是提高会议质量的重要前提。在会前明确通知会议目的、程序、时间、地点,让参会者有所准备,不要出现因不了解议题背景而花费太多时间。准备好硬件工具,不要在开会中途让参会者等人调试设备。合理布置会场也非常重要。
 
        案例二:
        苹果已故创始人史蒂夫•乔布斯(Steve Jobs):尽可能缩小会议规模。乔布斯带领苹果成为世界上最有价值的公司之一,致力于创造对消费者友好的产品。他召开会议时,尽可能缩小其规模。他不喜欢大型会议,因为房间里人太多不可能实现简化。有一次,乔布斯与苹果广告部门开例会,发现一个不经常出席会议的人。他询问她是谁,然后礼貌地让她离开。乔布斯自己也遵守这个规则:当奥巴马总统要请他参加科技巨头聚会时,乔布斯拒绝了,因为客人名单太长。
 
        点评:不邀请与会议无关的人与会,不然这部分人经常一言不发,对会议并没有实质性的帮助。
 
        案例三:
数据中心自动化软件供应商Opsware公司首席执行官、风投公司Andreessen Horowitz创始人本•霍洛维茨(Ben Horowitz):喜欢一对一会议,因为这是员工向管理层传递最好创意的最佳方式。霍洛维茨认为,如果你喜欢结构性议程,那么员工应该设定议程。最佳方式是让员工提前送给你议程。如果没有重要议程,管理人员有机会取消会议,同时也能地节省时间。即使开会期间,因为议程都是员工提出的,管理人员应该做的就是10%时间发言,90%时间倾听。
 
        点评:在会议中,要想听取积极有效的意见和建议,需要定下一条“铁律”,就可以砍掉90%以上的不必要会议时间开支,即“只提建设性意见”。相对来看,“看到问题”要比“解决问题”容易得多。几乎每一个人都能看到问题,但永远只有少数人肯花费时间精力去考虑“如何解决问题”。每个与会者都应该执行这条铁律“只提建设性意见”。也只有这样,才能把更多的注意力放在甄别“解决方案”是否只对某一个人或者某一部分人有利,抑或 “解决方案”是否足够周全、副作用最小等。
 
        案例四:
        Facebook首席运营官雪莉•桑德伯格(Sheryl Sandberg):严格坚持议程。桑德伯格会随身带着她的笔记本出席每次会议,笔记本上列着讨论的主题和行动计划。《财富》杂志报道称:“桑德伯格一个接一个地处理议程,一旦每页的问题处理好,她会将其撕下,然后翻到下一页。”
 
        点评:许多会议失败就是因为没有明确的会议目标,或者在讨论中跑到了别的主题。这就要求会议组织者时刻将跑题的人员拉回到会议讨论的主题上,也要求与会者清醒的记住会议的目标。
 
        案例五:
        通用首席执行官阿尔费雷德•斯隆(Alfred Sloan):会上说得很少,会后补充。从20世纪20年代到50年代,斯隆一直是通用的首席执行官。在他领导期间,通用成为世界上最大的公司。管理学大师彼得•德鲁克称,后续备忘录是斯隆的有效工具之一。在正式会议上,斯隆通常只是简单地宣布主题,然后听取意见并离开。会后,他会发出行动计划,并附有后续备忘录。
 
        点评:会议的本质就是为了解决问题而开,但很多企业会上得出的决议缺乏可执行性,职责、流程没有确定,导致要么会后没有人执行,要么执行过程中再反映出一堆问题,执行不下去。会议结束后,往往会由记录员整理并总结,可是常常被人忽略会议的落实情况。会议最后要建议行动方案,明确责任和规定期限,具体到分别由哪些部门或个人负责落实解决。并且有人负责跟踪会议结果的落实情况。
 
        作为企业管理最重要的沟通方式,会议的成败影响着企业决策的效率、执行的效果以及整个企业文化的健康发展,而如果管理者能够在会议管理中借鉴上述五个案例,并按其要求组织会议,会议效率将会大大提高。
 
        对照目前我们企业开展的各项工作会议,我们要认真研究会议效率和效果,并将其贯穿于整个项目发展过程中;更要建立完善和严谨的会议制度,建议各项目负责人可以阅读《罗伯特议事规则》。(文/南方)
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